1. Overzicht:
Een van onze partners is een toonaangevend wereldwijd advocatenkantoor dat een groot aantal facturen van leveranciers ontvangt en facturen aan klanten uitgeeft. Het handmatig sorteren van facturen in invoer/uitvoer-categorieën voor boekhoudkundige doeleinden was echter een tijdrovend en foutgevoelig proces. Om dit probleem aan te pakken, heeft ons team een oplossing ontwikkeld om dit proces te automatiseren met behulp van Power Automate, een cloudgebaseerde service waarmee geautomatiseerde workflows tussen apps en services kunnen worden gemaakt
2. De oplossing:
Ons team heeft een oplossing ontwikkeld om de scheiding van facturen in invoer/uitvoer-categorieën te automatiseren met behulp van Power Automate. De oplossing omvatte de volgende stappen:
• De gebruiker logt in op zijn bedrijfsbankrekening, voert de automatisering uit, downloadt het bankafschrift en scheidt alle facturen op basis van het bedrijfssegment waarvoor de facturen zijn bestemd.
• Op basis van de naam van de leverancier/klant bepaalt de workflow of de factuur een klanten- of leveranciersfactuur is en sorteert deze dienovereenkomstig.
• Tot slot organiseert de workflow alle facturen in hun bijbehorende mappen op het systeem.
3. De resultaten:
• De geautomatiseerde scheiding van facturen in invoer/uitvoer-categorieën heeft de tijd die nodig was voor handmatig sorteren met 90% verminderd.
• Dit proces heeft het risico op fouten geminimaliseerd en zorgde voor accurate boekhoudkundige records.
• De oplossing is schaalbaar en flexibel, waardoor deze geschikt is voor het verwerken van een toenemend aantal facturen.
De integratie met bestaande e-mail- en boekhoudsoftware heeft de workflow voor factuurverwerking gestroomlijnd.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Het invoeren van facturen in SAGA C en SAGA P.S.
1. Overzicht:
Juridische afdelingen worstelen met het handmatig invoeren van facturen in hun boekhoudsoftware. Het handmatige invoerproces kostte veel tijd en leidde vaak tot vertragingen en onnauwkeurigheden in de boekhoudkundige gegevens. Om dit probleem aan te pakken, is een van de grootste advocatennetwerken een partnerschap aangegaan met ons team om hun invoerproces voor factuurgegevens te automatiseren met behulp van Power Automate.
2. De oplossing:
Onze oplossing omvatte het gebruik van Power Automate om factuurgegevens uit e-mailbijlagen te extraheren en deze rechtstreeks in de ERP- en boekhoudsystemen in te voeren.
Het proces omvatte de volgende stappen:
• De facturen die door de factuurrobot worden verwerkt, worden op een specifieke locatie in het systeem opgeslagen.
• Power Automate leest automatisch de factuur en haalt de benodigde gegevens eruit.
• De geëxtraheerde gegevens worden vervolgens gebruikt om een nieuwe invoer te maken.
• De invoer wordt automatisch bijgewerkt met de factuurgegevens, inclusief leveranciersinformatie, aankoopordernummer, factuurnummer en bedrag.
Deze oplossing was aanpasbaar en flexibel om verschillende factuurformaten en bedrijfsregels te accommoderen. Het was ook schaalbaar om een toenemend volume aan facturen te verwerken.
3. De resultaten:
• De oplossing heeft fouten geëlimineerd en de nauwkeurigheid van de invoer van factuurgegevens verbeterd.
• Het proces heeft het risico op dubbele invoeringen verminderd en de consistentie van boekhoudkundige gegevens gegarandeerd.
• De integratie met de ERP- en boekhoudsystemen heeft de noodzaak voor handmatige gegevensoverdracht geëlimineerd, wat heeft geleid tot gestroomlijnde workflows en verbeterde productiviteit.
• In het algemeen heeft de oplossing de efficiëntie en effectiviteit van de boekhoudafdeling van onze partner verbeterd, wat heeft geleid tot aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen.
Het automatiseren van de extractie van bankafschriften van 2 verschillende banken
1. Overzicht:
Onze partner, een wereldwijd advocatenkantoor, had een oplossing nodig om het proces van het extraheren van bankafschriften van twee verschillende banken te automatiseren. Deze taak was tijdrovend en het bedrijf had een efficiëntere en nauwkeurige aanpak nodig. BeeDigital heeft een oplossing ontwikkeld met behulp van Power Automate om het extractieproces voor de twee banken te automatiseren.
2. Oplossing:
Ons team ontwikkelde een Power Automate-oplossing die automatisch bankafschriften uit de twee banken extraheren, met behulp van hun API’s. De oplossing is ontworpen om dagelijks te worden uitgevoerd en afschriften van de vorige werkdag te extraheren.
• Het proces begint met de handmatige activering van de Power Automate-flow nadat de gebruiker is ingelogd op hun bedrijfsbankrekening met behulp van hun fysieke token.
• De flow gebruikt vervolgens het webplatform van de banken en downloadt de bankafschriften.
• De geëxtraheerde afschriften worden vervolgens opgeslagen in een aangewezen map op het systeem.
De oplossing is aangepast om te voldoen aan de specifieke eisen van onze partners, inclusief de opmaak en inhoud van de bankafschriften en de frequentie van extractie.
3. Resultaten:
• Onze oplossing heeft partners voorzien van een snelle, nauwkeurige en betrouwbare methode voor het extraheren van bankafschriften.
• Dankzij de automatisering van dit proces heeft het advocatenkantoor de tijd en moeite die voor deze taak nodig zijn, kunnen verminderen.
• Bovendien heeft de oplossing meer zichtbaarheid geboden in de financiële transacties van het kantoor, wat heeft geleid tot betere financiële analyse en besluitvorming.
Hebben we je interesse gewekt?
Neem contact met ons op via…
